Creare un catalogo prodotti: 7 qualità che deve avere un software B2B ed enterprise

Creare un catalogo prodotti è un’esigenza di tante organizzazioni, in primis di produzione.Prima di scegliere a quale soluzione affidarti, soprattutto se sei una realtà di medie o grandi dimensioni, scopri le 7 caratteristiche che deve avere il software per creare il tuo catalogo prodotti.

Che cos’è un software per creare un catalogo prodotti

Un software per catalogo prodotti è una soluzione che supporta una organizzazione permettendole di inserire informazioni e foto dei propri prodotti all’interno di un catalogo digitale. Le soluzioni disponibili sul mercato sono numerose e, sebbene accomunate da obiettivi più o meno simili, sono sensibilmente diverse tra loro. In particolare, solo alcuni fra tutti i software tramite i quali puoi creare un catalogo prodotti ad oggi disponibili sul mercato sono in grado di supportare adeguatamente il processo di catalogazione di imprese di medie o grandi dimensioni.

Per questo, prima di scegliere il software di creazione cataloghi a cui affidarti per supportare gli uffici sales e marketing della tua realtà, è opportuno prestare attenzione. Qui sotto, punto per punto, troverai una breve ma completa check-list da tenere a mente prima della scelta.

#1 La personalizzazione sta alla base di tutto

Può sembrare banale ma è fondamentale tenere a mente che ogni processo di vendita è efficace se offre un’esperienza unica al cliente. Anche il catalogo, ambasciatore della comunicazione B2B che interviene all’alba del processo di acquisto, deve garantire queste caratteristiche al processo. 

La possibilità di personalizzare profondamente l’interfaccia del catalogo porta con sé diversi benefici. Innanzitutto, un catalogo basato su colori, font e linee grafiche coerenti con quelli solitamente utilizzati dal brand ne aumentano la riconoscibilità e guidano meglio il cliente (o il potenziale tale) tra le linee di prodotti proposte. Per lo stesso motivo un software per creare cataloghi di prodotti altamente personalizzabili supporta strategie di offerta multi-brand, che tipicamente necessitano di una comunicazione diversificata da marchio a marchio.

Il concetto di personalizzazione, inoltre, va esteso anche all’esperienza d’acquisto che è possibile offrire ai clienti. Un software cataloghi per il B2B non può prescindere dalla possibilità di gestire differenti versioni di un catalogo, generate con un clic variando la lingua o la valuta. Particolarmente utile, soprattutto per supportare le strategie di marketing e commerciali in termini di pricing, è la possibilità di mantenere identico il catalogo da un punto di vista dei contenuti, variando i listini a seconda della tipologia di cliente a cui esso è destinato. 

#2 Il software per creare catalogo prodotti è intelligente?

Le personalizzazioni sono fondamentali ma spesso si scontrano con un elemento imprescindibile: il tempo. Declinare la medesima offerta di prodotti tramite modalità differenti rischia di richiedere sforzi non banali all’area marketing, ritardando i processi di vendita e peggiorando le performance del business.

Per questo è importante che il software per creare cataloghi prodotti che sceglierai sia dotato di funzionalità smart che rendono la struttura del catalogo dinamica rispetto alla lavorazione in corso. Ad esempio, selezionate le informazioni che si intende inserire nel catalogo, il sistema dovrebbe procedere con l’impaginazione automatica del contenuto testuale e grafico. 

Va valutata con attenzione anche la presenza di un altro elemento smart: l’indice. È infatti frequentissimo che in fase di costruzione di un catalogo si aggiungano, si modifichino o si eliminino alcune informazioni comportando una continua variazione del numero di pagine; senza un indice intelligente il rischio è che serva una continua ridefinizione dei riferimenti alle pagine del catalogo nell’indice, con picchi di lavoro manuale e cospicue perdite di tempo. Un indice smart, invece, si aggiorna automaticamente sulla base dei contenuti del catalogo, senza bisogno di interventi manuali e di correre il rischio di errori di data entry.

#3 Dai un’accelerazione alle vendite con cataloghi digitali ready to use

Un sistema che recepisca immediatamente le modifiche in fase di creazione del catalogo digitale è necessario ma non sufficiente per ridurre il tempo di produzione dello stesso e accelerare le vendite. 

Oggi, se stai gestendo il processo atto a creare il catalogo prodotti, probabilmente ti stai affidando ad un’agenzia esterna e stai soffrendo dei continui ping-pong di modifica, integrazione miglioramento, affinamento. Un processo estenuante, per definizione inefficiente.
Anche gestendo le attività totalmente in house, è plausibile che la situazione non sia molto differente. Lo scoglio di hard skills tradizionalmente necessarie per creare cataloghi digitali genera spesso situazioni conflittuali tra chi operativamente si occupa di impaginare graficamente le informazioni e chi invece si relaziona con i clienti; i rimpalli continui tra i due team rallentano la produzione dei cataloghi, spesso compromettendo tempi e qualità del risultato finale.

Alcune realtà, tipicamente di piccole dimensioni, ovviano al problema ricorrendo a soluzioni per creare cataloghi direttamente online; soluzioni semplici e talvolta in grado di offrire output di buona qualità ma che offrono funzionalità limitate per aziende di medie e grandi dimensioni coinvolte in processi di vendita B2B. 

Un software per creare cataloghi di prodotti adatti ad aziende di tipo enterprise offre, ovviamente, la possibilità di ricorrere a template preconfigurati e personalizzabili in modo agevole. L’usabilità e la semplicità dell’interfaccia di produzione dei cataloghi sono elementi cruciali per la produttività; i tool di taglio enterprise, infatti, consentono al marketing di recuperare, integrare e gestire le informazioni relative all’offerta del brand e alle vendite di servirsi di descrizioni e contenuti multimediali ready to use per ogni prodotto. I vantaggi di una gestione completamente digitalizzata e integrata di un processo di questo tipo sono molteplici e sono legati alla disponibilità di informazioni costantemente aggiornate, all’eliminazione degli sprechi che derivano dal continuo ping pong tra vendite e marketing per finalizzare un catalogo e all’autonomia di cui può contare l’area sales nella realizzazione del catalogo.  

Oltre alla possibilità di ricorrere a template pronti all’uso, una soluzione per creare cataloghi di tipo enterprise si distingue dalle altre per due caratteristiche la cui presenza è fondamentale: l’integrabilità e la multicanalità.

#4 Alta integrabilità, massima efficacia 

È impossibile che un software per creare cataloghi si definisca enterprise senza garantire elevati livelli di integrabilità. O meglio, potrebbe accadere, ma dopo aver letto questo articolo sai che la capacità di integrarsi è un prerequisito di assoluta importanza per una soluzione di cataloghi digitali.

Integrarsi ok, ma con che cosa? Ad esempio con una web app che consenta - direttamente in fase di consultazione del catalogo - di raccogliere gli ordini o i pre-ordini. Da questo punto di vista, tieni presente che esistono provider di tool per creare cataloghi digitali che possono offrirti supporto per creare soluzioni digitali ad hoc ed integrate ai tuoi cataloghi digitali che ne amplificano l’efficacia e i canali di distribuzione.

Un’altra integrazione di pregio e spesso necessaria è quella con l’ERP. Specialmente qualora al catalogo sia integrata anche la gestione degli ordini, è fondamentale che il flusso informativo in uscita si diriga verso l’ERP. L’integrazione con altri sistemi è altrettanto importante anche in entrata verso il sistema per la gestione dei cataloghi: non solo ERP, ma CRM e PIM sono fonti che, in fase di creazione del catalogo, permettono di disporre di dati importanti per la creazione di cataloghi personalizzati quali anagrafiche prodotti, listini prezzi, anagrafiche clienti.

#5 Un unico catalogo, tanti canali dove distribuirlo. La chiave è la multicanalità

Il catalogo di realtà strutturate è tipicamente complesso e ricco di contenuti e informazioni. Per questo motivo il suo aggiornamento comporta sforzi e tempi non banali. In queste realtà, inoltre, essendo numerosi i touchpoint con prospect e clienti, è frequente che il catalogo digitale venga pubblicato su canali differenti; da un PDF condiviso via mail al sito web, passando per le app mobile.

Un software per creare un catalogo prodotti multicanale consente di pubblicare i contenuti contemporaneamente su più canali, nei formati richiesti da ciascuno di essi. Aggiornando una delle informazioni presenti nel catalogo automaticamente devi poter contare su una soluzione che aggiorni il contenuto pubblicato su tutti i touchpoint.

#6 Il cloud è garanzia di affidabilità, rapidità ed efficienza

La nuvola è la frontiera più moderna e indubbiamente affidabile ed efficace per quanto riguarda la tecnologia software. Scegliere un software per creare i cataloghi dei tuoi prodotti erogato in cloud significa poter contare su scalabilità, flessibilità e sicurezza.

I tool di gestione cataloghi più efficienti sono web-based e accessibili da qualsiasi device dotato di una connessione internet. Zero programmi da installare, zero server da monitorare. Assicurati che gli accessi alla piattaforma – tipicamente realizzati tramite username e password – consentano di gestire in modo granulare diritti di visibilità in lettura e in scrittura ai tuoi utenti.

#7 Tutto bellissimo ma… l’utente? Non dimenticare la User Experience!

Finora abbiamo parlato prevalentemente di caratteristiche tecniche ma c’è un altro aspetto da tenere in considerazione ed è squisitamente umano. Prima di scegliere il software di gestione cataloghi per la tua organizzazione, presta attenzione al livello e alla qualità dell’esperienza utente offerta.

A questo proposito vanno considerati sia gli utenti interni (tipicamente i colleghi delle aree marketing e sales) sia quelli esterni (i clienti). I primi devono poter contare su una soluzione dotata di un’interfaccia in grado di unire sapientemente profonde personalizzazioni e semplicità di utilizzo. I secondi meritano un ambiente chiaro e dinamico nel quale consultare la proposta di prodotti del brand di interesse.

In particolare, accertati che l’interfaccia guidi l’utente evidenziando in modo chiaro dove si trova e quali sono gli effetti di ogni clic. Se vuoi cogliere i benefici di un catalogo digitale e sei una realtà enterprise, da un lato devi facilitare la rete vendita nella produzione dei materiali di supporto ai processi commerciali e, dall’altro, garantire ad ogni cliente o potenziale, un’esperienza di consultazione unica, tarata sulle sue peculiarità ed esigenze.

Riassumendo, la soluzione di cui hai bisogno è un ibrido tra PIM, DAM e CMS

Il software enterprise per creare catalogo prodotti ed eventualmente raccogliere gli ordini altro non è che un ibrido tra i sistemi PIM, DAM e CMS. Similmente ai sistemi di Product Information Management deve garantire la gestione puntuale delle informazioni relative ai prodotti e, come i sistemi di Digital Asset Management, deve agevolare la distribuzione di contenuti (anche multimediali) su più canali. Infine, in modo analogo ad un Content Management System, una buona soluzione di gestione digitale dei cataloghi deve facilitare la gestione dei contenuti all’interno di pagine web, senza che occorrano specifiche conoscenze tecniche di programmazione.

Ora che conosci le 7 caratteristiche che deve avere una soluzione per creare un catalogo prodotti e gestire ordini clienti, sai tutto ciò che occorre sapere per fare la scelta giusta! 
Hai suggerimenti da darci? Ti viene in mente l’ottava qualità che ci siamo dimenticati? Hai qualche dubbio? In ogni caso, puoi contattarci!

Siamo il team CatFlow 😊

Lieti di vederti da queste parti! Ti diamo il benvenuto se è la prima volta o il ben tornato se ci conosci già. Chi scrive è il team CatFlow, che supporta la trasformazione digitale di aziende enterprise B2B da oltre 20 anni.